Отчетные документы для командировочного: зачем нужен гостиничный чек

Чек на гостиницу – отчетный документ, который выдается каждому работнику, направленному в командировку. Невыдача чека является серьезным нарушением действующего законодательства, что влечет за собой штрафные санкции в адрес руководства гостиницы.

Необходимость получения гостиничного чека

Если вы, находясь в столице потеряли свой чек, то можно гостиничные чеки мск заказать на doc-msk-1.
Отчетные документы, полученные в отеле и гостинице, подтверждают проживание работника в период действия командировки. Как правило, компании, отправляющие сотрудников в деловые поездки, придерживаются стандартного порядка действий:

• Работнику выдается определенная сумма денежных средств, за которые по окончании поездки ему предстоит отчитаться.
• Возвращаясь из командировки, в бухгалтерию предоставляются чеки, подтверждающие проживание в гостинице.
• Руководство компании проверяет достоверность документов, после чего списывает ранее выданные денежные средства.

В том случае, если у работника отчетные документы отсутствуют, компания не может компенсировать расходы и вычитает их из заработной платы.

Покупка гостиничного чека: особенности процедуры

Нередко возникают ситуации, когда у работника, прибывшего из командировки, документов, подтверждающих проживание в гостинице, нет. Основными причинами их отсутствия могут быть:

• Документ был оставлен в отеле. В такой ситуации можно вернуться в гостиницу, однако, транспортные расходы возместить не получится. Если же чек не был выдан по вине сотрудника отеля, рекомендуется обратиться в правоохранительные органы.
• Утрата документа. Получить дубликат оригинала возможно, но это приведет к дополнительным финансовым расходам. Вина работника в такой ситуации очевидна.

В качестве альтернативы можно воспользоваться услугами компании, которая продает гостиничные чеки.

Требования к отчетным документам

Бланк гостиничного чека – шаблонный документы, в котором в обязательном порядке должны быть указаны такие данные, как:

• Реквизиты организации – наименование, адрес, ИНН и ОГРН.
• Содержание и объем оказанных услуг.

В случае, если работодатель готов покрыть и дополнительные расходы, совершенные в период деловой поездки, необходимо собирать чеки, в которых подробно прописаны все услуги – ужин, посещение тренажерного зала, услуги такси.
На чеке в обязательном порядке ставится дата выдачи, печать организации и подпись лица, выдавшего документ. Незнание того, как должен выглядеть подлинный документ, может привести к сложностям в случае покупки чека в специализированной компании.

В зависимости от особенностей деятельности гостиницы, клиенту может быть выдан кассовый или товарный чек. Как правило, если в отеле отсутствует кассовый аппарат, постояльцу выписывается счет за проживание на бланке строгой отчетности. Это полноценный отчетный документ, на основании которого работнику организации могут быть компенсированы расходы на проживание.

Принимая решение купить чек, необходимо внимательно проверять документы на соответствие стандартам, регламентированным законодательством. Многие, желая получить компенсацию от работодателя, тратят время на поиск и заполнение пустого бланка. Однако, такой документ имеет большое количество отличий от оригинала, а самостоятельное заполнение влечет допущение ошибок и, как следствие, штрафных санкций не только со стороны руководства, но и правоохранительных органов.
Избежать проблемных ситуаций просто: необходимо проконтролировать, был ли выдан чек сотрудниками гостиницы во время заселения или выселения из номера, или воспользоваться услугами соответствующих организаций с отличной репутацией на рынке.