Проведение эффективного совещания

22 просмотра

Правильная подготовка к совещанию – гарантия его эффективности

бизнесмен

Для того чтобы совещание прошло успешно нужно к нему правильно подготовиться. Получить специальные навыки можно здесь https://games4business.ru.

Прежде всего, учитывать формат совещания. Наиболее часто возникает необходимость провести информационное совещание. Его цель – проинформировать сотрудников о чем-либо с целью  создание общего понятийного поля и правильного распределения ответственности. Руководитель, который проводит регулярно совещания с целью информирования сотрудников, поддерживает необходимый уровень  коммуникации в команде.

Часто информационные совещания проводят в виде  “планерок”. Это значит, что нужно прежде всего, подготовить:

  • Краткий обзор произошедшего за определенный период.
  • Распределение задач на следующий временной период.
  • Разбор критичных ситуаций.

Также требуется обязательная подготовка к проблемным совещаниям. Их цель – выработать оптимальные решения. Это может быть выбор поставщика, распределение обязанностей между подразделениями и пр.  Важно обязательно озвучить предварительно тематику совещания участникам.

Для того чтобы совещание любого формата прошло эффективно следует обязательно составить его план. Это позволяет гарантировать, что все вопросы будут озвучены. Важно привлечь к участи всех сотрудников, которые имеют отношение к рассматриваемым вопросам. К примеру, если будут обсуждаться производственные вопросы, представителей из бухгалтерии приглашать нет необходимости.

Важно обязательно предварительно определиться с таймингом – временем проведения совещания. Для гарантии его эффективности необходимо30 – 60 минут. В более короткие временные промежутки не получиться охватить все рабочие вопросы. А затянувшееся совещание приведет к потере интереса сотрудников к рассматриваемым вопросам. Если пунктов для рассмотрения много, то целесообразно провести разбить их на части и провести несколько совещаний  с перерывом — 5-7 минут.

Важно подготовить все необходимые документы для совещания. При необходимости их обсуждения копии должны иметь все участники.  Они смогут делать на них соответствующие пометки  и руководствоваться ими в дальнейшей работе.

475351475351



Комментировать