Правильная подготовка к совещанию – гарантия его эффективности
Для того чтобы совещание прошло успешно нужно к нему правильно подготовиться. Получить специальные навыки можно здесь https://games4business.ru.
Прежде всего, учитывать формат совещания. Наиболее часто возникает необходимость провести информационное совещание. Его цель – проинформировать сотрудников о чем-либо с целью создание общего понятийного поля и правильного распределения ответственности. Руководитель, который проводит регулярно совещания с целью информирования сотрудников, поддерживает необходимый уровень коммуникации в команде.
Часто информационные совещания проводят в виде “планерок”. Это значит, что нужно прежде всего, подготовить:
- Краткий обзор произошедшего за определенный период.
- Распределение задач на следующий временной период.
- Разбор критичных ситуаций.
Также требуется обязательная подготовка к проблемным совещаниям. Их цель – выработать оптимальные решения. Это может быть выбор поставщика, распределение обязанностей между подразделениями и пр. Важно обязательно озвучить предварительно тематику совещания участникам.
Для того чтобы совещание любого формата прошло эффективно следует обязательно составить его план. Это позволяет гарантировать, что все вопросы будут озвучены. Важно привлечь к участи всех сотрудников, которые имеют отношение к рассматриваемым вопросам. К примеру, если будут обсуждаться производственные вопросы, представителей из бухгалтерии приглашать нет необходимости.
Важно обязательно предварительно определиться с таймингом – временем проведения совещания. Для гарантии его эффективности необходимо30 – 60 минут. В более короткие временные промежутки не получиться охватить все рабочие вопросы. А затянувшееся совещание приведет к потере интереса сотрудников к рассматриваемым вопросам. Если пунктов для рассмотрения много, то целесообразно провести разбить их на части и провести несколько совещаний с перерывом — 5-7 минут.
Важно подготовить все необходимые документы для совещания. При необходимости их обсуждения копии должны иметь все участники. Они смогут делать на них соответствующие пометки и руководствоваться ими в дальнейшей работе.
