Особенности и этапы уничтожения и оцифровки документов

Компания предлагает услуги по уничтожению и оцифровке документов предприятий. Они ориентированы на эффективный документооборот с учетом существующих потребностей. Все процедуры проводятся с соблюдением конфиденциальных условий

Работники многих предприятий заинтересованы в организации эффективного хранения документов и их своевременного уничтожения. Бумаги, у которых нет статуса информационного носителя, копии и черновики часто выбрасываются. Однако этим могут воспользоваться конкуренты. По этой причине рекомендуется уничтожить документы путем шредирования, что исключает любые нежелательные риски.

Особенности процедуры

Самое целесообразное – воспользоваться специализированной техникой, которая позволяет полностью уничтожить документ. Обычно шредеры выполняются в виде блоков-контейнеров, которые вмещают в себя 13-300 литров. За одну обработку можно эффективно переработать от 7 до 85 листов. Ширина документов – от 210 до 450 мм. Модели бывают портативными и стационарными, что определяет возможность их применения.

Процедура обязательно проводится в соответствии с условиями конфиденциальности. Ненужные документы собираются в специальные опечатанные контейнеры, которые оснащены шредер-мешком. Профессионалы договариваются о времени изъятия документов, после чего их транспортируют в цех для переработки.

Вначале проводится сортировка документов, после чего они измельчаются шредером. Полученные отрезки смешиваются и прессуются до однородной массы. Только после этого проводится вторичная переработка. За короткий период времени можно переработать тонну бумаги.

Такой метод считается простым и эффективным одновременно. Можно не переживать относительно того, что документы окажутся известными конкурентам.

Современные технологии в сфере документов

Учитывая активное развитие документов, важно ориентироваться на услугу оцифровка архива. Данная процедура позволяет сохранить документацию на длительный период времени. Бумажные носители рано или поздно ветшают, выцветают и рвутся, что негативно сказывается на читабельности текста. Однако оцифровка документов исключает подобные проблемы. Основные этапы:

1. Подготовка материалов. Нужные документы отделяют от остальных. Скрепки и зажимы не используются.
2. Проводится сканирование в специальном режиме, которое предотвращает повреждение оригиналов.
3. Отсканированные изображения обрабатываются с помощью специальных программ.
4. Проводится распознавание документов. Это направлено на их читабельность.

На сайте https://www.archiv.ru/all-services/shredding/konfidentsialnoe-unichtozhenie-dokumentov-organizatsii-na-shredere/ можно ознакомиться с особенностями уничтожения документов, а если важно их длительное сохранение, то не обойтись без оцифровки.