Недавно Минтруд России ввел новые требования к электронному кадровому документообороту. Среди внедренных многочисленных видов обновлений, одним из крупных является обязательное использование электронных трудовых книжек. Кроме того, были также утверждены и единые требования к составу и формату электронных документов, связанных с работой, в том числе КЭДО, которые вступили в силу с 1 марта 2023 г. Все эти виды последний обновлений, были направлены на оптимизацию и модернизацию кадрового документооборота в России.
Еще одним существенным изменением является введение требований об электронной подписи кадровых документов. Вследствие внедренного этого требования, теперь с весны этого года, любые электронные документы, не имеющие электронной подписи, будут считаться недействительными. Стоит заметить, что это требование обеспечивает подлинность и целостность кадровых документов, а также обеспечивает большую безопасность конфиденциальной информации. Еще одним важным нововведением является внедрение новых правил электронного хранения и архивирования документов. Работодатели должны соблюдать требования ТК РФ и обеспечивать создание, перемещение, подписание и последующее хранение всех необходимых документов. Также указаны правила работы с системой ЭДО, способы хранения и обмена, перечень электронных документов. Соблюдение этих новых правил электронного хранения и архивирования документов обеспечивает надежное хранение кадровых документов и легкий доступ к ним при необходимости.
Важность требований в кадровом электронном документообороте
В стране существуют определенные законодательные требования к электронному кадровому документообороту, которые компании должны соблюдать. Трудовой кодекс Российской Федерации обязывает компании обеспечивать создание, движение, подписание и последующее хранение всех необходимых документов, связанных с управлением персоналом.
Соблюдение российских требований к электронному кадровому документообороту дает компаниям ряд преимуществ. Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют компаниям автоматизировать обработку кадровой, финансовой и другой документации, снижая потребность в бумажных документах. Это может привести к повышению эффективности, снижению затрат и повышению безопасности документов.
