Большинство сотрудников хотели бы видеть своих руководителей вежливыми, терпеливыми, выдержанными, компетентными и т.д. Кому повезло меньше, с грустью сетуют, что их боссы неорганизованны, непоследовательны, несправедливы и пр. Что делать? Каким бы вы хотели видеть своего руководителя?
- вежливым;
- доброжелательным:
- терпеливым;
- в меру требовательным;
- хорошо объясняющим;
- справедливым;
- выдержанным;
- компетентным;
- поощряющим инициативу;
- делегирующим и т.д.
Кому повезло меньше, с грустью сетуют, что их боссы:
- неорганизованные;
- непонимающие;
- недоступные;
- непоследовательные;
- несправедливые;
- недовольные, и т.д.
Что делать? Выход есть, и даже не один. Ведь можно:
- ничего не предпринимать;
- поменять руководителя;
- воздействовать на руководителя, пытаясь изменить его;
- изменить свое отношение и поведение.
У каждого варианта есть свои преимущества и трудности.
1. Ничего не предпринимать и продолжать работать. Такой подход относительно безопасен с точки зрения сохранения за вами работы: не сопротивляешься — не уволят. Иногда такой подход может выбираться намеренно, из «политических» соображений. Одновременно у подобного бездействия есть два существенных недостатка:
- отсутствие потенциала для нашего профессионального развития;
- угроза вашему физическому и психологическому состоянию в случае, если «неправильность» начальника становится невыносимой.
2. Поменять руководителя. Действительно, бывают случаи, когда приходится это делать. Но не поторопились ли вы с таким радикальным решением? Все ли возможные способы вы использовали, чтобы наладить контакт с руководителем? Попытались ли понять его и помочь ему и себе как-то по-другому? Это непросто, легче уйти, но, отступив в сторону, вы вряд ли что-то добавите в свою копилку знаний и умений. Совет один: не спешите, разумно оцените серьезность проблемы и вашу готовность к уходу, а также последствия такого решения.
3. Воздействовать на руководителя, пытаясь изменить его. Управление руководителем, как бы эго странно ни звучало — еще одна, помимо управления рабочими процессами, сфера деятельности сотрудника. Здесь речь не идет о манипулировании руководителем в угоду своим интересам. Управлять боссом означает:
- помогать ему организовать его работу;
- помогать преодолевать трудности;
- экономить его время;
- понимать, что ему нужно;
- проявлять разумную инициативу;
- предлагать решения;
- побуждать к делегированию;
- быть в нужном месте в нужное время.
4. Изменить свое отношение и поведение. Не стоит торопиться перевоспитывать «неправильного» начальника и делать из него «правильного», а тем более — бросать все и пускаться на поиски идеального босса (успех в этом деле вовсе не гарантирован). Разумнее будет начать с себя, с адаптации своего стиля работы и поведения.
4.1. Шаг первый: посмотрите со стороны. Для начала попробуйте найти ответы на следующие вопросы:.
- Если наш босс стал боссом, то, скорее всего, это не просто так. Как это произошло?
- Какие у него достоинства и сильные стороны?
- Успешно ли функционирует подразделение под его руководством?
- Чему вы можете научиться у своего руководителя?
- Так ли в действительности серьезна проблема ваших взаимоотношений на общем позитивном фоне?
На этом этапе очень важно не увлечься обвинениями и навешиванием ярлыков, отстраниться от сиюминутных переживаний и сосредоточиться на объективных данных. Если вам это удастся, то вполне возможно, что вы можете оказаться довольны новой ситуацией.
4.2. Шаг второй: проведите «подстройку». На этом этапе вам придется серьезно поработать над собой, так как речь уже непосредственно идет о вашей адаптации под стиль управления руководителя. Для этого необходим более глубокий процесс познания вашего босса:
- Каковы его цели, приоритеты и предпочтения?
- Почему он поступает так, а не иначе?
- Насколько он организован?
- Что он приветствует?
- Что ему не нравится?
- Как он выражает свои чувства и намерения?
Чем лучше вы сможете понять своего руководителя, тем проще вам будет подстроиться под его рабочий стиль, тем меньше времени и усилий займет этот процесс.
Поход к «неправильному» начальнику
Можно предложить достаточно универсальный подход к «неправильному» начальнику, который может неоднократно выручить вас в различных ситуациях.
1. Определите его стиль управления и примите его. Опыт показывает, что наиболее часто встречаются два стиля управления: авторитарный и демократичный.
- Авторитарный стиль можно распознать, например, по следующим признакам: единоличность решений, большая дистанция, требование сверхдисциплины, нетерпимость к возражениям, общение в форме приказов и распоряжении, предпочтение наказаний поощрениям. Этот стиль управления потребует от ассистента четкого исполнения стандартов и инструкций, соблюдения субординации, высокой организованности и сдержанности. В сложных случаях пригодится такое качество, как стрессоустойчивость.
- Демократичный босс, наоборот, открыт для общения, готов выслушать разные мнения, ожидает разумной дисциплины, поощряет инициативу, комбинирует методы мотивации. Ассистенту такого руководителя нужно использовать все преимущества демократичного стиля для повышения эффективности своей работы и личного профессионального развития, но не злоупотреблять предоставленной свободой.
2. Выясните его ожидания и оправдайте их. Одна из самых распространенных ошибок — полагаться на догадки. Недостаток информации может привести к неправильным решениям, в том числе к ошибочной оценке ожиданий руководителя, а как следствие — к ошибочным действиям.
Самый простои и надежный способ узнать, чего ждет от вас и вашей работы руководитель, — спросить у него! Как говорил Конфуций, тот, кто задает вопросы, может показаться глупым лишь на мгновение, а тот, кто ничего не спрашивает, обречен оставаться глупым на всю жизнь. Только задавайте правильные вопросы.
3. Конструктивно реагируйте на критику. Восприимчивость к обратной связи, — важный элемент процесса восприятия. Сообщения, поступающие от руководителя, можно разделить на три группы:
- позитивные: удовлетворение, признание успехов и способностей, приятные новости;
- нейтральные: информации, инструкции, указания, просьбы;
- негативные: критика.
Реагировать на первые две группы сообщений несложно. Позитивным можно только порадоваться и поблагодарить за них. Информацию и инструкции нужно внимательно слушать и записывать, выделяя существенные моменты.
Наибольшую трудность для реакции представляем критика, так как выслушивать недовольные замечания по поводу своей работы никому не правится. Конструктивная реакция на критику обязательно должна содержать в себе решение проблемы. Если подчиненный ограничивается только оправданиями и извинениями типа: «Извините, я даже не знаю, как это получилось…», то это не то, чего ожидает руководитель. Если критика справедлива и причина ее — ваши действительные ошибки, то единственно правильной линией поведения будет:
- признать обоснованность критики;
- сказать, что вы намерены делать для исправления ситуации;
- заверить руководителя, что в дальнейшем не допустите повторения подобной ситуации.
Если критика носит туманный характер, то следует сначала выразить понимание отношения руководителя, затем задать необходимые уточняющие вопросы для выяснения сути и наконец исправить ситуацию.
4. Поймите, что ему не нравится, и не делайте этого. Нашим боссам может не нравиться многое:
- опоздания;
- неадекватный внешний вид ассистента;
- беспорядок на рабочем месте;
- жалобы;
- сплетни и разговоры «за спиной»;
- неоправданная трата времени.
Еще больше им не нравится, когда то, что им не нравится, повторяется снова и снова. Поэтому будьте профессиональны: соблюдайте рабочие стандарты, установленные в компании. Будьте наблюдательны: обращайте внимание на прямые и косвенные замечания и комментарии вашего руководителя и на его невербальную реакцию, относящиеся не только к вам, но и к остальным сотрудникам. Сделайте выводы и не повторяйте ни своих, ни чужих ошибок.
5. Будьте лояльны и проявляйте уважение. Любой руководитель вправе рассчитывать на лояльность своего сотрудника, на его готовность выручить в грудной ситуации, защитить его репутацию. В ряде случаев именно требование к лояльности может превалировать над всеми остальными компетенциями. Лояльность — одна из основ доверия. Демонстрируйте уважение к руководителю: к его статусу, репутации, мнению (даже если вы с ним не согласны), стилю управления (даже если вам пока не удалось к нему привыкнуть).
«Спецзаказ»: для тех, кому предыдущие шаги не помогли
«Все это замечательно, только мне не подойдет. Мой босс — особенный…» Тогда, возможно, вам будет полезна особенная тактика для особенных начальников.
1. Молчаливый (не дает обратной связи):
- спрашивайте сами, удовлетворен ли он вашей работой;
- уточняйте задания и сроки выполнения;
- просите утвердить план работы;
- не снижайте стандартов качества выполнения заданий.
2. Недоступный (слишком занятый):
- обсудите ситуацию с руководителем, концентрируясь прежде всего на его интересах, и предложите способ общения;
- при необходимости получения ответа (подтверждения, инструкций и проч.) напишите об этом, описан возможные последствия в случае, если ответа не будет к определенному сроку;
- если ответа по-прежнему нет, заполните сами руководящий вакуум: принимайте решения самостоятельно, по держите его в курсе;
- сообщайте в письменной форме о своем решении заранее, до того, как начнете его воплощать: «Я составил(а) план по проекту X и, если у Вас нет возражений, приступаю к его реализации с завтрашнего дня»;
- посылайте копии ваших отчетов о работе другим вовлеченным сотрудникам.
3. Скрытный (не делится информацией):
- скажите или напишите ему, какая вам нужна информация и для чего, аргументируя свою просьбу прежде всего его интересами;
- дайте знать о возможных последствиях вашей информационной «недостаточности»;
- используйте электронную почту для начала процесса обмена информацией;
- если информации по-прежнему нет, а вопрос не терпит отлагательства, принимайте решение сами;
- обязательно предупреждайте об этом: «Если вы не сможете ответить мне к 16 часам, я, с вашего разрешения, сделаю следующее…»;
- делайте то, о чем сообщили.
4. Неорганизованный (не успевает, забывает, не доводит до конца):
- убедите держать вас и курсе его дел;
- докажите свою организованность;
- чаще общайтесь;
- записывайте и анализируйте все, что происходит из-за неудачной организации: что, когда и почему произошло и к чему привело;
- предложите упорядочить процедуры: предоставление документов на подпись, общую систему хранения документов, систему передачи информации и др.;
- побуждайте к делегированию: предложите выполнять часть его работы;
- разместите у него перед глазами наглядные средства планирования и визуального контроля: планеры с цветными условными обозначениями, диаграммы состояния проектов, картотеку текущих дел, мастер-листы и т.п.;
- помогайте: напоминайте, проверяйте, уточняйте, предупреждайте.
Какими бы ни были ваши руководители, они вправе рассчитывать на вас, вашу поддержку и ваш профессионализм.
Mapинa Aльбepтoвнa Opлoвa — тренер-консультант школы менеджеров «Apceнал», член Международной ассоциации профессиональных администраторов, эксперт центра дистанционного образования «Элитариум»
